Regulamin pracowni

Regulamin
korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych
Archiwum Państwowego w Koszalinie
i jego oddziałów zamiejscowych

 

§ 1

1. Przystępując do korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej archiwum państwowego należy wypełnić Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego Archiwum Państwowego w Koszalinie. Obejmuje ono następujące dane obowiązkowe: imię i nazwisko użytkownika, jego miejsce zamieszkania oraz adres do korespondencji (jeżeli jest inny) oraz rodzaj i numer dowodu tożsamości.
2. Użytkownik może dobrowolnie podać dodatkowe dane: numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz temat albo cel prowadzonych poszukiwań archiwalnych.
3. Udostępnia się archiwalia po trzydziestu latach od ich powstania. Archiwalia mogą być udostępnione przed upływem tego terminu za zgodą dyrektora Archiwum, po przedłożeniu przez użytkownika na piśmie umotywowanego wniosku, a w wypadku studentów także pisemnego zaświadczenia od promotora pracy magisterskiej. Niniejsza zasada nie dotyczy akt partii i organizacji politycznych powstałych do końca 1989 r., które udostępnia się bez ograniczeń (za wyjątkiem akt osobowych członków tych partii i organizacji).

§ 2

1. Użytkownicy zasobu samodzielnie wyszukują informacje o materiałach archiwalnych niezbędnych do złożenia zamówienia.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.
3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępnione przed wypełnieniem Zgłoszenia użytkownika.
4. Pracownicy archiwum odpowiedzialni za udostępnianie zasobu archiwalnego udzielają użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania zasobu archiwalnego oraz informacji o środkach ewidencyjnych oraz innych archiwalnych pomocach informacyjno-wyszukiwawczych.

§ 3

Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (mikrofilmy, skany, kserokopie), udostępniane są w postaci reprodukcji. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów uznanych za szczególnie cenne. Dyrektor archiwum państwowego może dopuścić do zamówienia takich materiałów w oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej pracy z reprodukcji.

§ 4

1. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie druku zamówienia – rewersu. Rewersy wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Jeżeli użytkownik zamawia kilka (ale nie więcej niż 10) jednostek o kolejnych sygnaturach, może wpisać je na jednym rewersie.
2. Akta z magazynu są dostarczane do godz. 14.00 – rewersy złożone po tej godzinie, będą realizowane następnego dnia.

§ 5

1. Zamówione materiały archiwalne są wydawane w pracowni naukowej uprawnionemu użytkownikowi przy każdorazowym podjęciu przezeń korzystania z archiwaliów.
2. Materiały niewymagające spaginowania [tj. ponumerowania stron] ani zabiegów konserwatorskich będą dostarczane użytkownikowi bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w następnym dniu roboczym po złożeniu zamówienia.
3. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający pracownię naukową może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
4. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia się kolejno: po zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną. Wyjątki od tej zasady dopuszczalne są w przypadkach umotywowanych szczególnymi potrzebami badawczymi.
5. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi

§ 6

1. Do pracowni naukowej archiwum państwowego nie wolno wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.). Nie wolno także niczego jeść ani pić.
2. Płaszcze, kurtki itp. oraz teczki i torby należy zostawiać w miejscach do tego wyznaczonych na zewnątrz pracowni. Wyjątek stanowią torby przeznaczone do transportu przenośnych komputerów.
3. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innym użytkownikom.
4. Jeżeli użytkownik posiada telefon komórkowych, powinien go wyłączyć lub wyciszyć. W pracowni naukowej nie wolno prowadzić rozmów telefonicznych.
5. Użytkownik zobowiązany jest ostrożnie obchodzić się z aktami, dbając o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
6. Na aktach oraz ich okładkach nie wolno robić żadnych dopisków, ani wymazywać jakichkolwiek informacji.
7. W teczkach zawierających akta luźne nie wolno zmieniać ich układu.
8. Materiały, na których użytkownik robi notatki (zeszyty, luźne kartki papieru, przenośne komputery) nie mogą leżeć na aktach. Notatki wolno robić tylko ołówkiem.
9. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowej materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest zabronione – pod rygorem odmowy dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
10. Na terenie całego budynku Archiwum Państwowego w Koszalinie obowiązuje zakaz palenia wyrobów tytoniowych.

§ 7

1. Użytkownik może samodzielnie i nieodpłatnie wykonywać kopie udostępnionych mu materiałów archiwalnych za pomocą przeznaczonych do tego celu urządzeń Archiwum.
2. Użytkownik może również samodzielnie i nieodpłatnie wykonywać własnym sprzętem fotografie cyfrowe udostępnionych materiałów archiwalnych  pod warunkiem  że:
–    kopie posłużą do użytku osobistego i nie będą wykorzystywanie w celach komercyjnych, publicystycznych i wydawniczych;
–    kopiowanie jest wykonywane w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, bez użycia dodatkowego oświetlenia i bez dodatkowego manipulowani tymi materiałami, innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;
–    kopiowanie nie zakłóca pracy innym użytkownikom (w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów);
–    kopiować można tylko w pracowni naukowej, w której udostępniono materiały archiwalne.

§ 8

Powyższe zasady regulaminu stosuje się również w wypadku udostępniania w pracowni naukowej zasobu bibliotecznego archiwum oraz materiałów niearchiwalnych.

§ 9

Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.

§ 10

Archiwum Państwowe w Koszalinie ostrzega, że na aktach mogą się znajdować bakterie, grzyby i inne drobnoustroje, które mogą wywoływać u osób wrażliwych alergie i inne drobne problemy zdrowotne. Po zakończeniu pracy z aktami oraz przed przerwą na posiłek należy dokładnie umyć ręce środkiem dezynfekującym dostępnym w łazience w Archiwum.

§ 11

Pracownicy Archiwum Państwowego w Koszalinie korzystający z zasobu archiwalnego AP w Koszalinie do celów prywatnych są użytkownikami AP w znaczeniu określonym w niniejszym regulaminie. W związku z tym są zobowiązani do stosowania się do procedur ustalonych w w/w regulaminie.

§ 12

Korzystanie z zasobu archiwalnego AP w Koszalinie do celów prywatnych przez jego pracowników może odbywać się wyłącznie w czasie wolnym zainteresowanych pracowników.

§ 13

Pracownicy Archiwum Państwowego w Koszalinie korzystający z zasobu archiwalnego AP w Koszalinie do celów służbowych nie są użytkownikami AP w znaczeniu określonym w niniejszym regulaminie. W związku z tym nie wypełniają druku „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego” oraz nie rejestrują odwiedzin i udostępnień w środkach rejestracji udostępniania prowadzonych w pracowniach naukowych AP.

§ 15

Szczegółowy tryb udostępniania materiałów archiwalnych unormowany jest w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

§ 16

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 15 lutego 2013 r.