Zarządzenie Nr 3 Dyrektora Archiwum Państwowego w Koszalinie z dnia 27 marca 2023 r. w sprawie Regulaminu przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

Do pobrania w formacie PDF

 Zarządzenie Nr 3

Dyrektora Archiwum Państwowego w Koszalinie

z dnia 27 marca 2023 r.

w sprawie Regulaminu przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

w Archiwum Państwowym w Koszalinie

 

Na podstawie art.253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960- Kodeks postępowania administracyjnego  (Dz. U. z 2018 r. poz. 256, 695, i 1298) i art. 15 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870) oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2020 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. poz. 46) zarządza się, co następuje:

§1.

Zarządzenie określa:

  1. tryb rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;
  2. sposób oraz terminy przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Archiwum Państwowym w Koszalinie;
  3. sposób i tryb opracowywania sprawozdań w zakresie skarg i wniosków oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach.

§ 2.

Właściwym do rozpatrywania skarg, wniosków i petycji wniesionych do Archiwum Państwowego w Koszalinie są:

  1. Dyrektor Archiwum Państwowego w Koszalinie,
  2. podczas nieobecności dyrektora, wyznaczona osoba zastępująca,
  3. Koordynator do spraw dostępności.

§ 3.

  1. Skargi i wnioski składane osobiście mogą być wnoszone w siedzibie Archiwum Państwowego w Koszalinie po uprzednim zgłoszeniu i umówieniu spotkania.
  2. Skargi i wnioski są przyjmowane: w poniedziałki, w godzinach 12:00 -14:00, przez dyrektora Archiwum Państwowego w Koszalinie, albo wyznaczoną osobę zastępującą.
  3. Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków umieszcza się na tablicy informacyjnej znajdującej się przy sekretariacie AP Koszalin, w miejscu dostępnym dla interesantów oraz na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej AP w Koszalinie.
  4. Skargi i wnioski składane ustnie są sporządzane w formie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
  5. Osoby z dysfunkcjami narządów ruchu przyjmowane są na parterze siedziby AP w Koszalinie, w sposób zapewniający im komfort obsługi, bez konieczności pokonywania schodów i progów utrudniających poruszanie się.
  6. Osobom uprawnionym do korzystania z pomocy tłumacza języka migowego lub tłumacza przewodnika, na wcześniej złożony wniosek, zapewnia się wsparcie komunikacyjne.
  7. Wniosek o zapewnienie tłumacza powinien zawierać wskazanie wybranej metody komunikowania się i być złożony w formie pisemnej co najmniej na 3 dni robocze przed ustalonym terminem złożenia skargi lub wniosku.

§ 4

Za rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji wpływających do Archiwum Państwowego w Koszalinie odpowiada Kierownik Oddziału III, który:

  1. prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do AP w Koszalinie, zawierający co najmniej następujące informacje:
    1. imię, nazwisko i adres skarżącego lub wnioskodawcy,
    2. znak sprawy i datę wpływu,
    3. przedmiot skargi i wniosku,
    4. sposób i termin załatwiania sprawy;
  2. zakłada i prowadzi sprawy z zakresu skarg, wniosku i petycji;
  3. występuje do komórek organizacyjnych AP w Koszalinie, zgodnie z przedmiotem skargi, wniosku lub petycji, o zajęcie stanowiska oraz przygotowanie informacji w wyjaśnień;
  4. opracowuje projekt odpowiedzi na podstawie informacji, o których mowa w punkcie 3;
  5. przekazuje informacje dotyczące złożonej petycji oraz przebiegu postępowania, o którym mowa w art. 8 ustawy o petycjach, do zamieszczenia na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Archiwum Państwowego w Koszalinie;
  6. przygotowuje roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w AP Koszalin, zgodnie z § 7 ust. 1 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie postępowania ze skargami, wnioskami i petycjami w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz.Urz. MKiDN poz. 81);
  7. przygotowuje zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach za rok poprzedni, zgodnie z art. 14 ustawy o petycjach.

§ 5.

  1. W zakresie wniosków o zapewnienie dostępności/skarg na brak dostępności wpływających do Archiwum Państwowego w Koszalinie ustala się następujący tryb rozpatrywania/postępowania/proponowania rozwiązań. Wnioski mogą wpływać do sekretariatu:
    1. listownie na adres wskazany we wniosku,
    2. elektronicznie, poprzez konto ePUAP,
    3. elektronicznie, na adres email,
    4. inny zależny od wnioskodawcy ze szczególnymi potrzebami.
  2. Rejestracja wniosków odbywa się w sekretariacie Archiwum Państwowego w Koszalinie. Zarejestrowane wnioski przekazywane są Koordynatorowi ds. dostępności lub innej osobie wyznaczonej przez Dyrektora Archiwum.
  3. Wnioski wpływające do Oddziałów w Słupsku i Szczecinku przekazywane są niezwłocznie (bez zbędnej zwłoki) do sekretariatu w Centrali (Archiwum Państwowego w Koszalinie).
  4. Wnioski o zapewnienie dostępności są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż:
    1. w terminie 14 dni od daty wpływu wniosku do urzędu – wniosek i informacja ds. dostępności architektonicznej i komunikacyjno-informacyjnej oraz
    2. w terminie 7-dni od daty wpływu wniosku do urzędu – wniosek z żądaniem dostępności cyfrowej.
  5. Jeżeli zapewnienie dostępności, w zakresie określonym we wniosku, nie jest możliwe w terminie 7 lub 14 dni od dnia złożenia wniosku, to Archiwum Państwowe w Koszalinie niezwłocznie powiadamia wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia i wskazuje nowy termin zapewnienia dostępności, nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.
  6. W przypadku braku możliwości zapewnienia dostępności w zakresie określonym we wniosku, Archiwum Państwowe w Koszalinie jest zobowiązane zaproponować rozwiązanie alternatywne oraz dołączyć uzasadnienie.
  7. Koordynator ds. dostępności lub inna osoba odpowiedzialna wyznaczona przez Dyrektora Archiwum rozpoznaje sprawę wnioskodawcy i ustala możliwości zorganizowania dostępności wraz z innymi komórkami merytorycznymi, pod względem żądania wskazanego przez klienta (wnioskodawcę) lub/oraz proponuje alternatywne rozwiązanie.
  8. Koordynator ds. dostępności lub osoba odpowiedzialna przygotowuje odpowiedź na wniosek wraz z uzasadnieniem oraz proponowanymi alternatywnymi rozwiązaniami w terminach ustawowych.
  9. Przekazanie odpowiedzi na wniosek ds. dostępności powinno być potwierdzone w dokumentacji sprawy (przykładowo w rejestrze korespondencji, notatki służbowej potwierdzonej przez dodatkowego pracownika AP w Koszalinie, UPP).
  10. Realizacja ustalonego rozwiązania (alternatywy zaproponowanej przez wnioskodawcę lub koordynatora) następuje przy współpracy z komórkami organizacyjnymi Archiwum Państwowego w Koszalinie oraz przy pomocy i asyście wyznaczonych pracowników.
  11. W przypadku skargi na brak odpowiedzi w terminie ustawowym lub braku akceptacji zaproponowanego przez Archiwum Państwowe w Koszalinie rozwiązania, dotyczącej zapewnienia dostępności cyfrowej strony internetowej, aplikacji mobilnej albo wskazanego elementu strony internetowej lub aplikacji mobilnej Archiwum Państwowego w Koszalinie, skargę rozpatruje Dyrektor Archiwum Państwowego w Koszalinie.

§ 6.

  1. W przypadku rozpoznania, że przyjęte w innej komórce organizacyjnej AP w Koszalinie pismo nosi znamiona skargi, wniosku lub petycji, kierujący tą komórką przekazuje niezwłocznie sprawę do sekretariatu w Centrali (Archiwum Państwowego w Koszalinie).

 

  1. Niedopuszczalne jest tworzenie sprawy i udzielanie odpowiedzi na skargi, wnioski lub petycje w innej komórce organizacyjnej niż sekretariat Centrali (Archiwum Państwowego w Koszalinie).
  1. Kierujący komórką organizacyjną AP w Koszalinie niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3, przekazuje stanowisko, informacje i wyjaśnienia umożliwiające przygotowanie odpowiedzi na skargę, wniosek lub petycję.

§ 7.

  1. Do dnia 15 stycznia każdego roku, Dyrektor Archiwum Państwowego w Koszalinie składa Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w roku poprzedzającym sporządzenie sprawozdania.
  2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych składa ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków  w NDAP oraz w archiwach państwowych do dnia 10 lutego każdego roku.
  3. Sprawozdania o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 8.

Traci moc zarządzenie nr 11/2009 Dyrektora Archiwum Państwowego w Koszalinie z dnia
28 grudnia 2009 r. w sprawie regulaminu przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Archiwum Państwowym w Koszalinie.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Załączniki do zarządzenia nr 3

Dyrektora Archiwum Państwowego w Koszalinie

z dnia 27 marca 2023 r.

 

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ

przyjęcia skargi*/wniosku*

W dniu ………………… do Archiwum Państwowego w Koszalinie, zgłosił/a się Pan/Pani ………………..……………………………………………………………………… zam.* …………………………………..……………………………………………………….. reprezentujący/a jednostkę organizacyjną pod nazwą* ……………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………

i przedstawił/a ustnie następującą skargę*/wniosek*:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Skarżącego*/wnioskodawcę* poinformowano o trybie załatwiania skarg i wniosków.

Do skargi*/wniosku* dołączono* ………………………………………………………

………………………………………                                         …………………………………………………

(podpis skarżącego/wnioskodawcy)               (podpis osoby przyjmującej skargę/wniosek)

 

* niepotrzebne skreślić

 

Załącznik nr 2

SPRAWOZDANIE Z PRZYJMOWANIA ORAZ ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW
W ……………. R. PRZEZ………………………………………………………………………..

 

  1. Zestawienie wpływających skarg i wniosków.
Wyszczególnienie Załatwiona zgodnie z właściwością Przekazana do załatwienia w trybie art. 232 KPA Przekazana do innego organu w trybie art. 231 lub 243 KPA
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Skargi      
Wnioski      
Archiwa państwowe Skargi      
Wnioski      
  1. Problematyka skarg i wniosków załatwianych zgodnie z właściwością.
Lp. Problematyka[1]) Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Archiwa państwowe
Skargi Wnioski Skargi Wnioski
1 Zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań        
2 Bezczynność w załatwianiu sprawy        
3 Korupcja pracowników        
4 Sprawy pracownicze, w tym mobbing        
5 Skarga na pracowników        
6 Niewłaściwe działanie organów nadzorowanych przez ……….        
…. Inne (sprawy, które nie mieszczą się w problematyce wymienionej w poz. 1-6)        
  1. Rozstrzygnięcia skarg załatwionych zgodnie z właściwością.
  Rozstrzygnięcie skargi w tym załatwione po terminie
Zasadna Bezzasadna Częściowo

Zasadna
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych        
Archiwa państwowe        
  1. Analiza:

1) opis problemów, których najczęściej dotyczą wniesione skargi i wnioski;

2) podjęte działania zmierzające do usunięcia problemów poruszanych w skargach i wnioskach;

3) przyczyna niedotrzymania terminów, uwagi dotyczące trudności w realizacji zadań.

Data: …

Funkcja: …

Imię i nazwisko: …

(podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym)

 

 

[1]) Należy, w miarę możliwości, dostosować kategorie problemów do specyfiki funkcjonowania jednostki organizacyjnej, przy zachowaniu wpisanych już 6 kategorii problemów.

 

Opublikowano w dniu