Regulamin i cennik usług archiwalnych świadczonych przez Archiwum Państwowe w Koszalinie
Rozdział I
Zakres usług
§ 1.
1. Regulamin i cennik usług archiwalnych świadczonych w Archiwum Państwowym
w Koszalinie, określa koszty i zasady usług archiwalnych określonych w art. 16 ust. 2a
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020
r. poz. 164, z 2025 r. poz. 1173), tj. usług w zakresie wyszukiwania informacji i danych
zawartych w materiałach archiwalnych, przetwarzania tych informacji i danych, a także
sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź
dźwiękowych tych materiałów, włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.
2. Regulamin stosuje się także do zbiorów bibliotecznych i dokumentacji niearchiwalnej
przechowywanej w zasobie własnym.
3. Archiwum wykonuje czynności z zakresu działalności usługowej i nieusługowej, polegające
na wyszukiwaniu materiałów archiwalnych, prowadzeniu kwerend i sporządzaniu
odwzorowań materiałów archiwalnych.
4. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) Archiwum – Archiwum Państwowe w Koszalinie,
2) ustawa archiwalna – Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z 2025 r. poz. 1173).
§ 2
1. Do działalności usługowej Archiwum, w rozumieniu niniejszego regulaminu, zalicza się:
1) wyszukiwanie informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych (prowadzenie
kwerend),
2) wykonywanie odwzorowań w postaci: odpisów, wypisów, kserokopii, skanów lub
fotografii cyfrowych (tych ostatnich w postaci wydruku lub transmisji przez sieć
teleinformatyczną).
2. Archiwum prowadzi również działalność usługową polegającą na przechowywaniu
i kopiowaniu dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (kategorii B) w tym
dokumentacji osobowo-płacowej. Opłaty za wykonywanie kopii oraz odpisów z tej
dokumentacji reguluje § 16 cennika.
3. Archiwum wykonuje w ramach działalności usługowej reprodukcje zbiorów bibliotecznych
tylko jeżeli prawa autorskie majątkowe do danego utworu stanowią własność Skarbu
Państwa lub jeżeli utwór nie podlega ochronie prawnoautorskiej. Kopie materiałów
bibliotecznych wykonywane są w postaci kserokopii (czarno-białych), skanów lub fotografii
cyfrowych oraz ich wydruków.
4. Ze względu na obowiązek zabezpieczenia zasobu archiwalnego przed zniszczeniem, kopie
materiałów archiwalnych są wykonywane tylko w formie reprodukcji cyfrowych (skanów,
fotografii cyfrowych). Archiwum może wykonać kserokopie z materiałów archiwalnych
tylko w sytuacji, gdy nie ma możliwości wykonania skanów lub zdjęć cyfrowych z przyczyn
technicznych.
5. Zlecenie wykonania usługi reprograficznej powinno zawierać dane niezbędne do
odszukania dokumentu będącego w zainteresowaniu wnioskodawcy, tj.: wskazanie numeru
lub nazwy zespołu (zbioru) archiwalnego, sygnatury jednostki archiwalnej oraz
dodatkowego identyfikatora jednoznaczne wskazującego miejsce dokumentu lub jego
fragmentu, z których ma być wykonana kopia np. numeru aktu lub numeru karty bądź
strony. W przypadku aktów stanu cywilnego wystarczające powinno być wskazanie
wystawcy aktu (siedziba urzędu stanu cywilnego, parafii itp., wraz z wyznaniem), daty
rocznej rejestracji zdarzenia z zakresu stanu cywilnego, numeru i rodzaju aktu, a także
imienia i nazwiska osoby, której akt dotyczy.
§ 3.
Do działalności usługowej nie zalicza się:
1. Udostępniania archiwaliów w czytelni akt, które zgodnie z art. 16 c ust. 1 ustawy
archiwalnej udostępnia się bezpłatnie.
2. Wydawania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów mających
w obrocie prawnym rangę zaświadczeń osobom fizycznym i prawnym, które są stronami
w postępowaniu administracyjnym zgodnie z art. 1 i art. 28 kpa lub w inny sposób wykażą
swój interes prawny w uzyskaniu wyżej wymienionych dokumentów (z uwzględnieniem
zastrzeżeń z § 4 pkt 5).
3. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz uwierzytelnionych odwzorowań z materiałów
archiwalnych naliczane są opłaty skarbowe, zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r.
o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2142 ze zmianami).
4. Sporządzania w jednym egzemplarzu wypisów, odpisów i reprodukcji dokumentów dla
potrzeb władz publicznych (z uwzględnieniem zastrzeżeń wyszczególnionych w § 4) pod
warunkiem, że:
1) Zamawiający określi sprawę z zakresu swej właściwości, do której załatwienia
wymienione reprodukcje (odpisy i wypisy) są niezbędne, a także wskaże poszczególne
dokumenty objęte zamówieniem,
2) Zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonych kategorii danych bez
związku ze sprawami indywidualnymi.
§ 4.
Przy sporządzaniu wypisów, odpisów i reprodukcji materiałów archiwalnych dla potrzeb władz
publicznych oraz mających w obrocie prawnym rangę zaświadczeń obowiązują następujące zasady
szczegółowe:
1. Kopie, odpisy i wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez organy władzy
publicznej, z wyłączeniem sądów, organów prokuratury oraz polskich placówek
dyplomatycznych i konsularnych, są wykonywane nieodpłatnie w ramach limitu reprodukcji
20 stron lub odpisów (wypisów) 2 dokumentów, w odniesieniu do określonej sprawy. Za
ewentualne dalsze reprodukcje lub odpisy do tej samej sprawy pobiera się należność według
opłat określonych w § 12-15.
2. Kopie oraz odpisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez polskie sądy, organy
prokuratury oraz polskie placówki dyplomatyczne i konsularne wykonuje się nieodpłatnie.
3. Kopie oraz odpisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa
w Polsce są wykonywane na ogólnych zasadach podanych w niniejszym cenniku, chyba że
umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej.
4. W przypadku, gdy realizacja zamówienia złożonego przez organ władzy publicznej pociągałby
za sobą znaczne koszty, należy uzgodnić z Zamawiającym pokrycie przezeń całości albo części
tych kosztów.
5. W sprawach wydawania zaświadczeń oraz równorzędnych z nimi dokumentów
przeznaczonych do obrotu prawnego wyszukanie dokumentu jest kwalifikowane jako usługa,
o ile Wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy dokumentu i przybliżonego
(z dokładnością do jednego roku) czasu powstania dokumentu oraz innych danych
niezbędnych do identyfikacji dokumentu, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego
nakładu pracy.
6. Zasady wymienione w pkt. 5 nie mają zastosowania w przypadku dokumentów wydawanych
na podstawie materiałów archiwalnych do celów emerytalno-rentowych, które w całości są
wydawane bezpłatnie (nie dotyczy dokumentów z akt przejętych na przechowanie odpłatnie
w ramach usług archiwalnych).
7. Należności określone w pkt 5 są pobierane niezależnie od ewentualnych opłat skarbowych
wymaganych na podstawie odrębnych przepisów.
8. Dyrektor Archiwum może odstąpić w całości albo w części od żądania należności z tytułów
określonych usług, jeśli uzna za uprawdopodobnioną trudną sytuację materialną osoby
ubiegającej się o zaświadczenie urzędowe.
Rozdział 2
Tryb wykonywania usług
§ 5.
1. Usługi archiwalne świadczone są na podstawie zamówienia na piśmie złożonego
w Archiwum albo przesłanego drogą elektroniczną.
2. Zamówienie musi zawierać dane o Zamawiającym oraz szczegółowe określenie zarówno
przedmiotu usługi jak i celu wykorzystania kopii materiałów archiwalnych oraz formy
zapłaty należności. W razie potrzeby w zamówieniu powinny zostać określone wymogi
techniczne, według których zamówienie powinno zostać zrealizowane.
3. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniom wynikającym z prawnej
ochrony dóbr mogących kolidować z gwarancjami korzystania z informacji oraz
ograniczeniom karencji dostępowych (Art. 16 b ust. 1 oraz art. 16 b ust. 2, ustawy
archiwalnej.
4. Osoba zlecająca poszukiwania informacji lub zamawiająca kopie z materiałów archiwalnych
wytworzonych przed upływem okresów karencyjnych dla udostępniania, określonych w art.
16b. ust. 1-3 ustawy archiwalnej, zobowiązana jest wykazać bycie uprawnionym do
dostępu do danych zawartych w materiałach archiwalnych, przy uwzględnieniu ograniczeń,
o których mowa w pkt. 3.
5. Archiwum przystępuje do realizacji usługi po poinformowaniu Zamawiającego o wysokości
opłat, terminie realizacji i przewidywanej wysokości końcowego rachunku oraz po
uzyskaniu jego akceptacji.
6. Realizacja usługi, której koszty wykonania przekraczają kwotę 150 zł, może zostać
uzależniona od uiszczenia przez Zamawiającego zaliczki.
7. Wydanie lub wysłanie zamówionego materiału zamawiającemu następuje po uiszczeniu
całości należności za wykonaną usługę.
8. Podjęcie działalności usługowej z zakresu prowadzenia poszukiwań archiwalnych jest
uzależnione od uiszczenia z góry należności bądź wpłacenia zaliczki na jej poczet w
wysokości opłaty za jedną godzinę pracy.
9. Zwroty nadpłat dokonywane są na wniosek zamawiającego w formie bezgotówkowej na
wskazane konto po wcześniejszym potrąceniu z nadpłaty prowizji z tytułu operacji
bankowych z zastrzeżeniem, że nadpłata nie jest zwracana, gdy wysokość prowizji
przekracza wielkość nadpłaty.
10. Czas wykonania usługi zależy od aktualnych możliwości organizacyjnych Archiwum.
§ 6.
Ceny usług nietypowych, niewymienionych w tym cenniku ustalane są indywidualnie po
otrzymaniu zamówienia.
§ 7.
1. Archiwum może nie podjąć się wykonania usług archiwalnych z uwagi na:
1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych;
2) brak możliwości technicznych realizacji zamówienia przez Archiwum;
3) kolizję z obligatoryjnymi zadaniami archiwum i przewidywaną dużą czasochłonność lub
skomplikowanie realizacji zmówienia;
4) w przypadku gdy wykonanie usługi i udostępnienie spowodowałoby naruszenie:
a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli;
b) tajemnic ustawowo chronionych.
§ 8.
1. Użytkownicy prowadzący poszukiwania archiwalne mogą samodzielnie i nieodpłatnie
wykonywać fotografie cyfrowe materiałów archiwalnych własnym aparatem
fotograficznym według zasad określonych w § 7 Regulaminu korzystania z materiałów
archiwalnych w czytelniach akt Archiwum Państwowego w Koszalinie i jego oddziałów
zamiejscowych.
2. Samodzielnemu kopiowaniu własnym aparatem fotograficznym przez użytkownika nie
podlegają materiały archiwalne w złym stanie zachowania.
§ 9.
1. Zamawiający dokonuje płatności przelewem na rachunek bankowy Archiwum
Państwowego w Koszalinie. Numer rachunku bankowego znajduje się na stronie
internetowej Archiwum.
2. Wpłacający z poza obszaru Rzeczpospolitej Polskiej wnosi należność za usługę w polskich
złotych wpłacając jej równowartość w walucie wymienialnej przeliczonej po kursie z dnia
wpłaty przez przyjmującego wpłatę i dokonują jej rozliczenia, powiększoną o koszty opłat
i prowizji bankowych, które ponosi zamawiający.
§ 10.
Zamówienia na kserokopie, skany i zdjęcia cyfrowe oraz ich wydruki są realizowane przez
Archiwum w terminie uzgodnionym indywidualnie z użytkownikiem po uwzględnieniu ilości
zamówionych kopii oraz zamówień złożonych wcześniej przez innych użytkowników.
§ 11.
1. Kopie cyfrowe wykonywane są przy pomocy skanera lub aparatu cyfrowego w formatach
JPG i TIFF.
2. Reprodukcje cyfrowe są udostępniane za pomocą sieci informatycznych.
3. Wykonanie wydruków z kopii cyfrowych zamówionych przez Zamawiającego jest odrębną
usługą.
4. Opłata za wykonanie skanów, fotografii cyfrowych i kserokopii jest uzależniona od formatu
kopiowanego dokumentu – nie od formatu wykonanej usługi.
Rozdział 3
Opłaty za usługi reprograficzne
§ 12.
1. Ustala się następujące stawki cen w złotych polskich za wykonanie kserokopii
monochromatycznych z oryginału materiału archiwalnego lub jego kopii:
| Format reprodukowanego dokumentu | Jednostka miary | Cena (zł) |
| A4 | sztuka | 1,00 |
| A3 | sztuka | 1,50 |
2. Stawki za wykonanie kserokopii monochromatycznych druku ze zbiorów bibliotecznych:
Format reprodukowanego dokumentu Jednostka miary Cena (zł)
| Format reprodukowanego dokumentu | Jednostka miary | Cena (zł) |
| A4 | sztuka | 1,00 |
| A3 | sztuka | 1,50 |
3. Stawki za wydruki kopii cyfrowej lub klatki mikrofilmu
| Format reprodukowanego dokumentu | Jednostka miary | 1. cecha | Cena (zł) |
| A4 | sztuka | monochromatyczna | 1,00 |
| A3 | sztuka | monochromatyczna | 1,50 |
| A4 | sztuka | wielobarwna | 3,00 |
| A3 | sztuka | wielobarwna | 4,00 |
§ 13.
1. Ustala się następujące ceny usług reprografii cyfrowej:
1) Kopia cyfrowa (skan lub fotografia) wykonana w pracowni reprograficznej archiwum:
| Format reprodukowanego dokumentu |
Jednostka miary | 1. cecha | 2. cecha | Cena (zł) |
| Z formatu do A3 | sztuka | 300 ppi | Z oryginału | 2,00 |
| Z formatu do A3 | sztuka | 600 ppi | Z oryginału | 3,00 |
| Z formatu od A3 do A1 | sztuka | —— | Z oryginału | 10,00 |
| —— | sztuka | Do 300 ppi | Z kopii cyfrowej | 0,00 |
| Z mikrofilmu | sztuka | ——- | 1 klatka | 1,00 |
2) Kopia cyfrowa (nagranie dźwiękowe)
| Jednostka miary | 1. cecha | Cena (zł) |
| Każda rozpoczęta 1 minuta | Z oryginału | 5,00 |
| Każda rozpoczęta 1 minuta | Z kopii cyfrowej | 0,00 |
Rozdział 4
Opłaty za odpisy i wypisy
§ 14.
1. Z dokumentów, które ze względu np. na zły stan zachowania nie mogą być reprodukowane,
można zlecić Archiwum wykonanie odpisu (wypisu) dokumentu.
2. Sporządzenia odpisu bądź wypisu z materiału archiwalnego podlega następującym opłatom:
| Jednostka miary | 1. cecha | 2. cecha | Cena (zł) |
| Każda rozpoczęta 1 strona – 1800 znaków ze spacjami |
Maszynopis, druk | Język polski | 20,00 |
| Każda rozpoczęta 1 strona – 1800 znaków ze spacjami |
rękopis | Język polski | 30,00 |
| Każda rozpoczęta 1 strona – 1800 znaków ze spacjami |
Maszynopis, druk | Język obcy | 30,00 |
| Każda rozpoczęta 1 strona – 1800 znaków ze spacjami |
rękopis | Język obcy | 40,00 |
Rozdział 5
Opłaty za wyszukiwanie informacji i danych (kwerendy)
§ 15.
1. W ramach usług archiwalnych Archiwum prowadzi ograniczone poszukiwania dokumentów
i informacji oraz udostępnia wyniki z archiwalnych baz danych.
2. Za usługę archiwalną nie może być uważane udostępnianie do wglądu w czytelni akt Archiwum
baz danych stanowiących ewidencję zasobu włącznie z bazami tematycznymi.
| Jednostka miary | 1. cecha | 2. cecha | Cena (zł) |
| Każde rozpoczęte 0,5 h | Maszynopis, druk | Język polski | 20,00 |
| Każde rozpoczęte 0,5 h | rękopis | Język polski | 25,00 |
| Każde rozpoczęte 0,5 h | Maszynopis, druk | Język obcy | 25,00 |
| Każde rozpoczęte 0,5 h | rękopis | Język obcy | 30,00 |
Rozdział 6
Opłaty za odpisy lub kopie dokumentacji o czasowym okresie przechowywania
§ 16.
1. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 lutego 2026 r.
w sprawie maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii z dokumentacji
o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. z 2026 poz. 138), za wykonanie kopii lub odpisów
z dokumentacji przechowywanej w zbiorach Archiwum Państwowego pobierane są następujące
opłaty:
| Lp | Rodzaj usługi | Cena (zł) |
| 1 | Sporządzenie kopii świadectwa prac | 30,00 |
| 2 | Sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt. 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia |
7,00 |
| 3 | Sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac | 7,00 |
| 4 | Sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę | 61,00 |
| 5 | Sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę |
14,00 |
| 6 | Sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) |
7,00 |
2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 350,00 zł;
3. Nie pobiera się opłat za kopie lub odpisy do celów emerytalno-rentowych wykonywanych
z materiałów archiwalnych (zgodnie z § 4 pkt. 6 cennika).
4. W uzasadnionych przypadkach potwierdzonych stosownymi dokumentami, dyrektor Archiwum
może wyrazić zgodę na zwolnienie z opłaty.